Deine Mission als Export Administration Manager (m/w/d) ist es, einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Bestellprozesse für unsere internationalen Vertriebspartner zu gewährleisten. Dies umfasst die sorgfältige Verwaltung von Bestellungen von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung, die Überwachung des Lagerbestands sowie die enge Zusammenarbeit mit Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf und Versand. Dein Ziel ist es, die Kundenzufriedenheit durch termingerechte Lieferungen und klare, transparente Kommunikation sicherzustellen. Mit einer strategischen Planung, Organisation und Kontrolle der Bestellvorgänge trägst du zur Effizienz, Kostenoptimierung und einer reibungslosen Abwicklung sämtlicher Geschäftstransaktionen bei.

Deine Aufgaben

• Kundenbetreuung verschiedener Auslandskunden in enger Zusammenarbeit mit den Area Managern sowie Bearbeitung jeglicher Anfragen ausländischer Kunden oder Partner
• Eigenständige Auftragsabwicklung und Verfolgung von Produktionsterminen und Mengen
• Zusammenarbeit mit den Abteilungen Vertrieb, Lager und Logistik zur Sicherstellung eines reibungslosen Auftragsflusses
• Internationale Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Speditionen
• Erstellung aller notwendigen Exportdokumente unter Berücksichtigung der aktuellen Zollvorschriften sowie Bescheinigungen bei der IHK, eventuelle Legalisierung bei Botschaften und Beglaubigungen / Registrierungen bei Behörden
• Reklamationsbearbeitung inklusive Gutschriften und der entsprechenden Dokumentation
• Mitwirkung bei abteilungsübergreifenden Projekten
• Kontierung von Rechnungen und Klärung von Rechnungsdifferenzen