Einleitung

Als Inhaber von drei erfolgreichen Unternehmen – einem internationalen Softwareunternehmen mit Schwerpunkt auf dem US-Markt sowie zwei mittelständischen Unternehmen in Bereich Reparatur und nachhaltiges Bauen – bin ich auf der Suche nach einer Executive Assistant, die nicht nur als Organisationstalent glänzt, sondern auch als echte Macherin oder Macher, der/die proaktiv, vielseitig und engagiert Aufgaben in unterschiedlichsten Bereichen übernimmt.

Aufgaben

Ein spannender Arbeitsalltag in drei verschiedenen Bereichen und unterschiedlichen Ländern. Deine Aufgaben gehen dabei weit über die klassische Assistenz hinaus und beinhalten unter anderem die Verwaltung von Immobilien und Fuhrpark, die Optimierung von Geschäftsabläufen sowie die enge Zusammenarbeit mit mir, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich. Ein Mix aus Projektassistenz, Officemanagement und persönlicher Organisation, mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit eigene Projekte zu übernehmen.

Long story short:

  • E-Mail- und Kalendermanagement: Du bist verantwortlich für die Verwaltung und Priorisierung von E-Mails und Terminen. Du sorgst dafür, dass mein Kalender immer optimal organisiert ist, inklusive der Planung und Koordination von Meetings, Reisen und persönlichen Terminen.
  • Recherchen & kleinere Studien: Du führst gezielte Recherchen zu verschiedenen geschäftlichen und privaten Themen durch und bereitest kurze Studien oder Analysen vor, die mir helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Organisation von Beiratssitzungen: Du kümmerst dich um die komplette Vorbereitung und Nachbereitung von Beiratssitzungen, einschließlich der Terminierung, der Zusammenstellung von Unterlagen, der Protokollführung und der Koordination mit den Beiratsmitgliedern.
  • Unterstützung im Immobilienbereich: Du übernimmst die Verwaltung und Koordination von Immobilienangelegenheiten
  • Arbeit mit modernen Tools und viel Eigenverantwortung: Du nutzt verschiedene digitale Tools zur Optimierung von Arbeitsprozessen und übernimmst eigenverantwortlich Projekte und Aufgaben
  • Finanzverwaltung / Steuer: Du unterstützt bei der Verwaltung von finanziellen Angelegenheiten

Profil

Du hast bereits mehrere Jahre Erfahrung als Executive Assistant und weißt, wie man einen vielbeschäftigten CEO in allen Bereichen des Geschäftslebens effizient und souverän unterstützt. Du bist dynamisch, proaktiv und denkst immer einen Schritt voraus, anstatt nur zu reagieren. Struktur und Organisation sind deine Stärken, du behältst stets den Überblick, auch wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen, und kannst dich dabei auf die Details konzentrieren, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Zusätzlich dazu solltest du noch mitbringen:

  • Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich. Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss.
  • IT-Kenntnisse: Du kennst dich mit Tools wie Excel und Powerpoint aus und bringst eine Leidenschaft für digitale Tools mit (siehe Bewerbungsaufgabe;))
  • Kommunikationstalent: Du bist ein echtes Kommunikationstalent und weißt, wie du Informationen klar und präzise weitergibst. Du kannst sowohl intern als auch extern professionell und diplomatisch kommunizieren und verstehst es, die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit zu vermitteln.
  • Selbstständigkeit und Verantwortung: Du kannst eigenständig arbeiten und benötigst nur wenig Anleitung, um Projekte erfolgreich voranzutreiben. Du übernimmst gerne Verantwortung und bringst deine eigenen Ideen ein.
  • Zuverlässigkeit und Flexibilität: Du bist eine vertrauenswürdige Person, auf die man sich immer verlassen kann. Gleichzeitig bist du flexibel genug, um dich an die wechselnden Anforderungen eines CEO und seiner verschiedenen Unternehmen anzupassen.
  • Wohn- und Arbeitsort: Obwohl die Stelle weitestgehend remote ausgeführt werden kann, werden vereinzelte Officetage vorkommen. Ein Wohnort im Großraum München ist daher wünschenswert.

Hinweis zur Bewerbung:

Bitte ergänzen Sie Ihre Bewerbung mit einem kurzen Loom-Video (max. 5 Minuten).

Thema: „Was sind die Haupttreiber für Mietpreise in Deutschland?“ – Bitte demonstrieren Sie, wie Sie dies mithilfe von ChatGPT recherchieren. Den Link fügen Sie bitte Ihrem Anschreiben oder Ihrer E-Mail bei.

Gehalt

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