Chefsekretär*in (m/w/d)

in der Klinik und Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie

Die Stelle ist zum 01.07.2025 in Teilzeitbeschäftigung mit 20 Wochenstunden unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Eingruppierungsvorschriften des jeweiligen Haustarifvertrages n.ä.P. und ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe U6 möglich.

Braucht Ihr ganzes Können - Ihr Aufgabengebiet:

In dieser Position sind Sie für die organisatorische Betreuung von internen und externen Gästen sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen verantwortlich. Dazu gehört die Abstimmung von Terminen, Raumausstattung, Veranstaltungstechnik und Catering sowie das Einholen von Angeboten und die Koordination mit Dienstleistenden.

Sie übernehmen außerdem die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, erstellen und pflegen Übersichten zu An- und Abwesenheiten, Inventar und Weiterbildungen und unterstützen bei der Erstellung von Jahresberichten und Publikationen. Weitere Aufgaben umfassen den Telefondienst in deutscher und englischer Sprache, die Verwaltung der Ablage und die Beschaffung von Büromaterialien über das SAP-Bestellsystem.

Zusätzlich bearbeiten Sie administrative Anfragen, Urlaubsscheine und Krankmeldungen und tragen zur Optimierung der Sekretariatsprozesse bei.

Passt perfekt - Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffraum/ -mann für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbare Abschlüsse
• Umfangreiche Fachkenntnisse in der Sekretariatsführung und -organisation
• Sehr gute PC- und MS Office Kenntnisse
• Grundkenntnisse von Medizinischen Fachbegriffen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, wenn möglich mit Nachweis
• zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Übernahme von Früh- und Spätdiensten (zwischen 7:00 Uhr - 17:00 Uhr)

Überzeugt auf ganzer Linie - Unser Angebot:

• abwechslungsreiche Tätigkeit in modern ausgestatteten OP-Sälen mit neuester Technik
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit im dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld der Spitzenmedizin mit allen Möglichkeiten der Ausgestaltung und Weiterentwicklung
• attraktive Vergütung nach Tarifvertrag mit Sonderzahlungen
• Vereinbarung von flexiblen Arbeitszeiten, um die Verbindung von Familie und Beruf in die Realität umzusetzen
• umfangreiche Weiterbildungsangebote unter anderem in unserer Carus Akademie
• Nutzung von betrieblichen Präventions- und Fitnessangeboten in unserem Gesundheitszentrum Carus Vital inkl. Teilnahme an Teamevents, Vorträgen, Kursen und Seminaren
• Betreuung Ihrer Kinder durch Partnerschaften mit Kindereinrichtungen in der Nähe des Klinikums
• Vorsorge für die Zeit nach der aktiven Berufstätigkeit in Form einer betrieblich unterstützten Altersvorsorge
• Nutzung von Bikeleasing und die Möglichkeit des Job-Tickets
• Unterstützungsangebote für alle Lebensbereiche durch unser Familienbüro und die Mitarbeiterberatung
• Nutzung unseres Mitarbeiterrestaurants Caruso
• Weitere Vorteile durch unsere Mitarbeitenden-Benefits